Organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które otrzymały dofinansowanie na realizację zadań publicznych przed podpisaniem umowy muszą złożyć zaktualizowany harmonogram i kosztorys realizacji zadania.

Dodatkowo należy złożyć pisemną deklarację przystąpienia do realizacji zadania, potwierdzenie numeru konta bankowego, oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT oraz sprawozdanie z budżetu za ubiegły rok. 

Dokumenty należy złożyć w wydziale merytorycznie odpowiedzialnym za realizację zadań.